А Вы пишите правильные электронные письма?

О правилах этикета все знают чуть ли не с пеленок. Однако не многим известен так называемый «нетикет» - правила написания электронного письма. А между тем в деловой сфере незнание элементарных правил нетикета воспринимается как невоспитанность.

Поэтому если на глубокое изучение нетикета времени нет, то стоит усвоить хотя бы несколько электронных истин (таких, например, как то, что написание слов заглавными буквами приравнивается к невежливому крику).

Расскажу о нескольких, самых необходимых, и в то же время самы простых правилах.

Во-первых, прежде чем отправлять e-mail незнакомому человеку, стоит задуматься – уместно ли будет данное послание, не стоит ли вначале позвонить предполагаемому адресату. Если все-таки Вы посчитали нужным сразу написать тому, с кем ранее Вам не приходилось иметь служебных контактов, то следует указать, откуда Вы взяли его электронный адрес (передал коллега, встретили на сайте и т.п.). Кроме того, вежливо поинтересоваться, устраивает ли Вашего собеседника такая форма общения.

Во-вторых, следуйте общепринятому стилю оформления электронных писем. Обязательно указывайте в специальной графе тему послания. Если вы напишите «приглашение», это может быть воспринято как «спам». Следует писать конкретнее: «приглашение на семинар по банковскому делу». Если же в письме затронуто несколько тем, то их все следует перечислить в данной графе.
Начинать письмо нужно, разумеется, с обращения: «Уважаемый г-н Петров», «Dear Mr. Brown».

В-третьих, не следует при написании письма использовать смайлики и акронимы. Акронимы – это общепризнанные сокращения, например: TIA – «заранее благодарю» (thanks in advance), NRN – «ответа не требуется» (no response necessary). Хотя многим «деловым» людям эти сокращения знакомы, их употребление стоит избегать, дабы не поставить Вашего адресата в неудобное положение, если вдруг окажется, что он с ними не знаком.
С приходом в нашу жизнь программы ICQ, мы уже не можем представить, как бы мы выражали свои эмоции без использования смайликов. Но при написании электронных писем их использование недопустимо.

В-четвертых, всю необходимую информацию необходимо писать в самом письме. С точки зрения правил деловой переписки, неприлично «приаттачивать» текст письма – его необходимо писать в самом «теле». Причем, следую соблюдать правило – длина строки должна быть не менее 60, но не более 80 знаков. Считается, что именно такой размер строки является самым оптимальным для чтения.
Но это не только прилично, но и надежно. Не для кого не секрет, что прикрепленные файлы иногда теряются.

В-пятых, неподписанное письмо – верх неприличия. В подписи должно содержаться название компании, Ваше ФИО и должность (на случай, если адресат захочет связаться с Вами по телефону), контактный телефон. Кроме того, вежливо приписать фразу «С уважением», «Best regards».

И, наконец, не тяните с ответом. Согласно правилам нетикета, ответить на электронное письмо необходимо в течение суток с момента его получения. Тут на помощь приходит функция «Подтверждение о получении». Если Ваш собеседник пока не готов дать ответ на Ваше письмо, Вы хотя бы будете знать, что он его точно получил. Хотя, стоит заметить, что это больше подходит для автоматической рассылки писем. Индивидуальные письма все-таки требуют индивидуальной реакции.

Будьте вежливы – как бы странно это не звучало, это залог успеха!